We współczesnym świecie nieustanne organizowanie szkoleń, imprez integracyjnych oraz dużych konferencji staje się właściwie codziennością firm celujących w najwyższe standardy i wzorową jakość obsługi swoich klientów. W czasie takich spotkań kadra firmy i szerzej, ludzie z branży, integrują się, zdobywają nowe umiejętności oraz mają możliwość zapoznania się z innowacjami, jakie pojawiają się na ich poletku. Dzięki temu zjawisku mamy obecnie złotą erę dla wszelkiego rodzaju obiektów udostępniających swoje sale na potrzeby organizowania tego typu przedsięwzięć.

Coraz częściej są to wyspecjalizowane instytucje o charakterze centrów konferencyjnych, ale niejednokrotnie mamy też do czynienia z hotelami oraz pensjonatami wykorzystującymi cześć swojego potencjału w ten właśnie sposób. W praktyce biznesowej coraz częściej widzimy nawiązywanie przez firmy szkoleniowe bliskiej współpracy zwłaszcza z hotelami dysponującymi naprawdę dobrym warunkami. Współpraca nie zawsze przebiega gładko, ale dostrojenie się w celu zaoferowania klientowi końcowemu najlepszej usługi wymaga w zasadzie tylko odpowiedniej dawki dobrej woli i chęci do realnej pracy.

Nie ma oczywiście możliwości, by zupełnie niezwiązany z branżą hotel nagle stał się miejscem, w którym pojawiają się szkolenia i konferencje. Potrzebne są do tego bardzo ściśle określone warunki, a czego warunkiem sine qua non jest po prostu obecność sal odpowiedniej wielkości. Takie sale muszą być nie tylko wystarczająco duże, ale muszą być wyposażone w sprzęt nagłośnieniowy i multimedialny umożliwiający wygodną pracę w czasie spotkania.

W dzisiejszych czasach oczekuje się, że wszędzie będzie dostępny również stabilny i szybki Internet bezprzewodowy. Użytkownicy sal często posiadają własne urządzenia, na przykład komputery przenośne, które wykorzystują w czasie spotkania, co nie zwalnia jednak właściciela sali od konieczności posiadania całego sprzętu w pogotowiu. Wszystko to wymaga sporo nakładów finansowych, ale obsługa na odpowiednim poziomie jest szansą na stworzenie naprawdę korzystnych związków biznesowych.

Hotele są tak pożądanym partnerem dla organizacji konferencji i szkoleń, ponieważ zazwyczaj posiadają także możliwości z zakresu cateringu i z zapewnienia pokojów noclegowych dla gości. Dla firmy nie prowadzącej działalności hotelarskiej są to wszystko czyste koszty, a hotel jest w stanie po prostu zaadaptować swoją infrastrukturę ewentualnie rezerwując część swojego potencjału dla potrzeb szkolenia. Do tego doliczyć trzeba jeszcze parkingi, a wielu gości konferencji zdecydowanie naciska na korzystanie tylko z parkingów strzeżonych. Muszą one być dostosowane do ilości miejsc, jakie są zapewniane na konferencje i szkolenia.

Z każdym kolejnym elementem koszty rosną, ale największym kosztem jest tak naprawdę posiadanie potencjału, który nie jest wykorzystywany. Zaoferowanie usługi na najwyższym poziomie wraz z obecnością pozostałych udogodnień sprawi jednak, że dane miejsce będzie odpowiednie dla bardzo różnych branż i dla osób mających zróżnicowane oczekiwania w stosunku do tego, jak ma wyglądać ich obsługa, a to przekłada się bezpośrednio na ilość potencjalnych klientów.

Jeśli mowa o usługach dodatkowych, trzeba podkreślić, że powyższe kwestie traktowane być powinny jako sprawy podstawowe, element zwykłego standardu usługi. Niekoniecznymi, chociaż na pewno mile widzianymi usługami są propozycje z zakresu basenu, siłowni, odnowy biologicznej czy jakichkolwiek innych rozrywek, które hotel jest w stanie dla osób, które skończyły już z obowiązkami typowo zawodowymi. Z punktu widzenia osoby organizującej szkolenia i korzystającej z usług hoteli dających wszystkie wymienione powyżej możliwości, trzeba w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na czas. I to ujęty na równe sposoby. Należy pamiętać, że nawet najlepiej zorganizowany dyspozytor sali konferencyjnej nie będzie w stanie zapewnić nam idealnej usługi, jeśli o zapotrzebowaniu na nią dowie się w ostatniej chwili.

Zazwyczaj jest przyjęte, że sala powinna być rezerwowana na miesiąc przed wydarzeniem i chociaż w sytuacji dużej konkurencji na rynku hotele czy centra konferencyjne na pewno zgodzą się na późniejszą rezerwację, nie będzie to dobrym pomysłem. W przypadku szkolenia trwającego więcej niż jeden dzień trzeba umożliwić pracownikom przygotowanie się do tego i załatwienie swoich spraw. W przypadku konferencji jest to znacznie trudniejsze, ponieważ wtedy trzeba wziąć pod uwagę możliwości osób zatrudnionych w kilku równych różnych przedsiębiorstwach.

Jeśli zaproszenia do nich nie trafią przynajmniej z miesięcznym wyprzedzeniem, będzie to dla nich poważny problem. Co więcej, jeśli organizowana jest typowa konferencja branżowa, można zakładać, że nie jest to jedyne takie wydarzenie w roku. W związku z tym istnieje ryzyko, że jakaś konferencja w podobnym terminie już istnieje i ryzykowne byłoby organizowanie drugiego spotkania o podobnym charakterze w tym samym czasie. W niektórych branżach istnieją też typowe okresy, w których organizuje się konferencje i dobrym zwyczajem jest dostosowanie się do nich.