Od sukcesu spotkania biznesowego potrafi zależeć bardzo wiele. Czasami nawet przyszłość prowadzonej firmy czy nasza kariera zawodowa, więc nie można tego bagatelizować. Trzeba zwrócić uwagę na najdrobniejsze szczegóły. Najważniejsze jest planowanie wszystkiego z odpowiednim wyprzedzeniem niezależnie od tego, czy będzie to jakaś konferencja czy prezentacja.

Konieczna jest biznesowa atmosfera oraz brak jakichkolwiek niespodzianek. Pierwsza i najważniejszą decyzją jest zawsze to, gdzie konkretnie odbędzie się spotkanie. Czasami odpowiednim miejscem do tego jest siedziba firmy, ale w zdecydowanej większości przypadków, zwłaszcza jeśli będzie to obiad firmowy lub spotkanie konferencyjne w większym gronie, konieczne staje się wynajęcie większej sali, najlepiej w przygotowanym do tego hotelu. W konkretnym wyborze podstawową kwestią jest zawsze oczywiście wielkość sali. Musi być ona dopasowana do ilości gości i zostawiać także jeszcze jakieś pole manewru, by listę osób można było łatwo uzupełnić lub zadbać po prostu o wygodę tych, które będą.

Wielkość sali jest sprawą dość skomplikowaną, ponieważ musi być ona skorelowana z rodzajem spotkania. Jeśli po prostu będą trwały przemowy a zebrani na sali goście będą siedzieć i słuchać, nie będzie z tym większego problemu. Jeśli jednak będzie istniała potrzeba bezpośredniego kontaktowania się gości, współpracowania w czasie trwania wydarzenia, musi to być zawsze możliwe w sposób w pełni wygodny. Niedopuszczalny jest ścisk, ale zbyt duże rozmiary sali także są dalece niewskazane. Wolna przestrzeń nie tylko zwiększa alienację uczestników, ale także powoduje, że całe spotkanie wygląda w sposób raczej nieprofesjonalny i mało poważny, niedoceniony.

Warto też zwrócić uwagę na czynniki zewnętrzne. Oczywistą kwestią jest lokalizacja rozumiana jako łatwość dojazdu, chociaż nie można zapominać też o lokalizacji w kwestii otoczenia oraz atrakcyjności najbliższej okolicy. Pozwala to na budowanie poprawnego wizerunku całego spotkania i buduje jego prestiż. Zdecydowanie większe znaczenie ma prestiż lokalizacji w sytuacji, kiedy spotkanie jest jednodniowe i goście od razu opuszczają lokalizację po jego odbyciu. Jeśli spotkanie jest dłuższe i trwa przykładowo cały weekend, znacznie istotniejsze staje się to, by goście byli zadowoleni ze swojego pobytu i mieli też możliwość spędzania czasu wolnego w sposób interesujący. Jest to jeden z powodów, dla którego branża rozwija się tak dobrze w hotelach położonych na uboczu.

Jeśli chodzi o samą salę, jej wielkość to jedynie jedna z kilku kwestii mających bezpośredni wpływ na jej użyteczność. Istotne jest tutaj to, w jaki sposób można ustawić wszystkie elementy, w tym zwłaszcza stoły i krzesła. Jeśli sala jest duża, ale nie ma możliwości adaptowania jej do swoich własnych potrzeb, może okazać się to poważnym problemem chociażby w czasie organizowania spotkania o charakterze warsztatów. Dlatego dobrze jest stawiać na hotele dające możliwość wyboru pomiędzy salą konferencyjną oraz salą bankietową, co daje pewność, że obsługa hotelu jest przygotowana do działania w sposób elastyczny. Najlepiej jest oczywiście wszystko samemu zobaczyć odpowiednio zawczasu, a jeśli nie jest to możliwe, poprosić przynajmniej o przesłanie zdjęć.

Wystrój sali ma znaczenie poniekąd drugorzędne, ale tylko wtedy, kiedy wszystko jest zorganizowane prawidłowo. Jakość wystroju zazwyczaj powinno się zestawiać z rangą spotkania i nie powinna ona za bardzo przewyższać tego, czego goście mogą oczekiwać. Wystrój nie może również w żaden sposób godzić w kwestie związane z użytecznością sali. Pamiętajmy, że mowa tutaj o przestrzeni, która będzie służyła bardzo konkretnym celom i niektóre ekstrawaganckie sposoby urządzenia jej mogą w tym przeszkadzać.

Jakość wyposażenia sal konferencyjnych w dobrych hotelach zazwyczaj nie stanowi już dzisiaj żadnego problemu i prezentuje się znakomicie, co nie zwalnia nas mimo wszystko z konieczności upewnienia się, że wszystkie niezbędne rzeczy są na miejscu. Chodzi przede wszystkim o możliwość dostępu do odpowiedniego nagłośnienia i sprzętu multimedialnego, w tym komputerów. Jeśli część z tych rzeczy organizator posiada, musi istnieć możliwość ich wygodnego podłączenia, a jeśli ich nie ma, udostępniać je powinien właściciel sali. Często potrzebne są także bardzo proste rzeczy, jak flipcharty czy przybory do notowania dla uczestników spotkania. Tego typu rzeczy zwykle nie da się załatwić na ostatnią chwilę, więc wszystko musi być gotowe z odpowiednim wyprzedzeniem.

Organizowanie konferencji w salach mogących służyć jako bankietowe ma jeszcze ten sens, że kiedy pojawia się jakaś przerwa w pracy, a pojawić się musi, właściciel sali będzie w stanie odpowiednio zadbać o gości konferencji. Absolutnym minimum jest kawa i proste przekąski. Wszystko to oczywiście musi być odpowiednio podane. W najlepszej sytuacji powinno się oczekiwać pełnego cateringu, który będzie miał postać normalnego obiadu dla wszystkich uczestników. Żadnej z tych kwestii nie można uznawać za pewnik i zawsze trzeba upewnić się, że jest ona odpowiednio obsługiwana.